Unik ! Menarik ! Founder Jemari, Bang Jaung, memaparkan tips membangun konsep gathering unik dan menarik. Teknik ini diterapkan Jemari dalam merancang konsep-konsep gathering unik bagi pelanggannya. Artikel ini disadur dari blog pribadi Bang Jaung pada tahun 2018
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Gathering yang akan saya bahas dalam beberapa bagian artikel ini adalah gathering dalam perspektif event atau acara. Dalam bagian pertama ini saya coba fokuskan bahasan pembuka dengan menggaris bawahi dua kata, yang menurut saya, menjadi syarat mutlak yang harus dihadirkan dalam sebuah acara gathering. Kenapa gathering harus dirancang dengan unik dan menarik ?
Unik, karena memang kebutuhan acara gathering yang satu dengan acara gathering yang lain tidak boleh digeneralisasi. Menarik, karena sebuah acara gathering membutuhkan partisipasi aktif dari subyek gathering (baca : peserta gathering) supaya kebutuhan pencapaian sasaran sebuah acara gathering bisa terpenuhi.
Cukup sering kantor saya menerima permintaan konsep dan penawaran harga seperti ilustrasi gambar di atas. Tentunya bagi seorang event program designer akan mengalami banyak kesulitan untuk membangun konsep yang diminta karena memang sedikit sekali data dan informasi yang tersaji untuk digunakan merancang konsepnya. Menghadapi kondisi ini, client identifier di kantor saya biasanya akan memberikan feedback melalui email reply atau menelpon calon user yang bersangkutan untuk melakukan fact finding terhadap kebutuhan gatheringnya. Memang ada yang merespon dengan baik, dan ada juga yang mengabaikannya. Terhadap yang tidak merespon, ya forget it ! lha wong dia saja ndak peduli terhadapa investasi yang akan dilakukannya toh ?
Saya kaitkan gathering dengan investasi karena memang pasti akan dibutuhkan sejumlah biaya untuk penyelenggaraan acara gathering yang harus mendapatkan benefit dari biaya yang telah dikeluarkan. Kalaulah produk itu adalah semangkok bakso, tentunya akan mudah menentukan baksonya enak atau tidak. Nah kalau menentukan gathering yang "enak" itu seperti apa ?
Celakanya, ada saja penyedia layanan acara gathering yang mengabaikan hal ini dengan mengedepankan business opportunity semata. Biasanya template-template program koleksinya ala copas brutal akan langsung dikirimkannya kepada calon pengguna layanannya. Kalau fenomenanya seperti ini mana mungkin akan dirancang dengan konsep gathering unik dan menarik ?
Konsep gathering unik dan menarik bisa dicapai bila ditahap awal penyusunannya kita mampu menemukan jembatan antara target dari gathering owner dan harapan gathering participant. Si penyelenggara gathering (gathering owner) dalam hal ini bisa perusahaan, instansi, komunitas dan lain sejenisnya tentunya memiliki maksud tujuan dengan target tertentu. Di sisi lain, peserta gathering tentunya memiliki harapan-harapan yang membuat dirinya bersedia mengikuti gathering yang diselenggarakan oleh "tuan rumah". Bisa jadi, bahkan seringkali, antara target dan harapan tersebut cenderung saling menjauh arahnya. Konsep gathering unik dan menarik harus mampu menjadi jembatan yang mendekatkan dan menyatukan keduanya.
Semisal, diawal tahun sebuah produsen mobil akan menyelenggarakan dealer gathering selama dua hari satu malam di kota Jogjakarta. Tujuan utamanya adalah untuk 'menggenjot' sales achievement dari para dealer tersebut dan peluncuran mobil type baru yang akan dilemparkan ke pasaran mobil di Indonesia. Sebagian besar peserta adalah para owner showroom yang selama ini menjual mobil-mobil merek produsen yang bersangkutan. Selain akan digelar sessi meeting yang membicarakan tentang produk baru serta program-program marketing yang menarik untuk meningkatkan sales achievement, peserta akan diajak untuk berwisata menikmati eksotisme jogjakarta. Pertanyaannya, jenis kegiatan apa yang dapat memenuhi unsur konsep gathering unik dan menarik dalam kebutuhan event gathering di atas ?
Yang dibutuhkan oleh Gathering Owner tentu saja sudah jelas bahwa dibutuhkan kegiatan-kegiatan yang dapat mengakomodasi kebutuhan pemaparan produk baru dan peningkatan gairah jualan para dealer. Untuk aspek ini bisa dibuatkan sessi yang akan memaparkan produk baru dan program-program diskon untuk penjualan ditahun yang bersangkutan.
Kemudian unsur ke-menarik-annya kita letakkan dimana ? apakah selama tiga hari dua malam tersebut akan dikemas dengan full meeting di hotel ? kalau saya jadi peserta dalam gathering itu nampaknya saya akan bilang, "lu kirimin aja lewat email product brief dan mekanisme program diskonnya deh". Disinilah letak pentingnya untuk dapat meraba-raba ekspektasi dari Gathering Participant. Siapakah mereka ? Dalam kapasitas apa mereka akan ditempatkan dalam gathering ini.
Berandai-andai saja, kalau saya yang diminta untuk merancang konsep gathering unik menarik untuk event ini, yang akan saya lakukan adalah saya akan membuat produk baru tersebut menjadi misterius. saya akan membawa gathering participant untuk mengunjungi empat spot syuting film AADC 2 menggunakan petunjuk-petunjuk melalui google map. Peserta gathering yang dibagi dalam beberapa kelompok kecil akan mendapatkan potongan-potongan gambar produk baru tersebut ditiap spot syuting AADC 2 yang harus dikunjunginya. Hingga di spot terakhir, potongan gambar itu menjadi utuh. Nah di spot terakhir inilah terdapat mobil-mobil produk baru tersebut yang akan digunakan para peserta untuk menuju sebuah kafe yang sedang happening untuk dilanjutkan dengan sessi meeting berisikan product brief session serta peluncuran program diskon-diskon menarik.
Masih banyak memang konsep yang bisa diimplementasi untuk kebutuhan contoh gathering di atas. Yang ingin saya angkat dalam bahasan ini adalah jauh sebelum memikirkan akan "berkegiatan apa", langkah yang wajib dilakukan adalah melakukan identifikasi lebih dalam terkait sasaran gathering owner dan harapan gathering participant. Setelah itu barulah mencari referensi-referensi kreatifnya supaya konsep gathering unik menarik bisa dihadirkan tepat sasaran dan memberikan benefit atas investasi yang telah dikeluarkan.