Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan RI menyelenggarakan acara PRIME TALK 2020 yang digelar di Jakarta pada tanggal 7 Juli 2020. Konsep event PRIME TALK dikemas berupa Town Hall Meeting yang bertujuan untuk sosialisasi persiapan memasuki masa kerja dengan adaptasi kebiasaan baru / AKB / New Normal di lingkungan kerja Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan RI. Yang menarik dari konsep event ini adalah audiense yang hadir terdiri dari dua kelompok utama, yaitu 30 orang hadir di lokasi event ( on site ) dan sekitar 400 orang lainnya mengikuti konsep event ini melalui media online (aplikasi zoom). Selain itu konsep event ini juga ditayangkan langsung melalui kanal youtube.
Sekilas, mungkin penyelenggaraan ini tidak berbeda dengan penyelenggaraan sebuah event pada umumnya. Namun paduan teknik dalam konsep event yang memiliki audiense onsite dan online bisa menjadi salah satu solusi memenuhi kebutuhan organisasi dalam penerapan sistem kerja di masa adaptasi kebiasaan baru.
Rutinitas kerja selama masa pandemi yang berlangsung sejak Maret - Juni 2020 telah membuat work from home menjadi salah satu strategi untuk tetap menggerakkan roda organisasi / perusahaan / institusi. Setelah berjalan selama kurang lebih empat bulan, work from home telah memunculkan implikasi yang signifikan terhadap produktifitas, budaya kerja dan team engagement. Dinamika ini tentunya membutuhkan pengelolaan yang efektif. Penyiapan sumber daya manusia yang siap menganut new thinking dan new behaviour dalam era new normal tentunya sangat dibutuhkan dan harus berjalan paralel dengan penyiapan elemen lain seperti perangkat kerja, sistem kerja dan aturan kerja dalam masa adaptasi kebiasaan baru ini.
Event seperti Town Hall Meeting ini bisa menjadi sebuah usaha yang dilakukan untuk tetap membuat proses komunikasi terjadi antara manajemen dan karyawan dalam organisasi / institusi / perusahaan. Bagi organisasi yang memiliki sebaran kantor yang tersebar dibanyak lokasi, tentunya paduan konsep event onsite dan online. Proses komunikasi dua arah dalam suasana yang menarik inilah yang diandalkan menjadi media internalisasi new thingking dan new behaviour kepada seluruh sumber daya manusia yang terlibat dalam proses kerja keseharian.
Mengeksekusi sebuah konsep event yang memadukan audiense onsite dan online memiliki tingkat kerumitan tertentu yang lebih tinggi ketimbang penyelenggaraan event pada umumnya. Kenapa sih harus ada audiense yang onsite ? bukankah kalau sekedar berkomunikasi bisa menggunakan online meeting dari laptop ke laptop ? Begini, karena konteksnya adalah sebuah usaha menyiapkan sumber daya manusia, maka diperlukan cara-cara yang asyik dan kreatif untuk menyampaikan pesan-pesan dalam proses komunikasi dalam organisasi. Karena memang manusia adalah makhluk dinamis yang membutuhkan cara-cara yang dinamis pula dalam pembentukannya. Seperti sebuah teori dalam ilmu komunikasi, "muatan yang bagus akan tersampaikan maksimal bila disampaikan dengan cara yang tepat".
Salah satu elemen utama yang mesti dikelola dalam paduan konsep event ini adalah sebuah pengelolaan show yang menarik. Ini tidak jauh berbeda dengan penyelenggaraan event pada umumnya. Rundown, produksi, multimedia, audience mood management merupakan komponen-komponen yang harus diperhatikan. Namun tantangan utamanya adalah semua itu diproses harus dalam kerangka protokol kesehatan sejak proses equipment loading, show hingga bongkaran kembali peralatan yang digunakan.
Elemen lain yang menjadi perhatian utama dalam penyelenggaraan paduan konsep ini adalah live streaming management yang diperuntukkan bagi audience yang hadir secara online. Proses kreatif, teknologi live streaming dan kompetensi crew multimedia menjadi komponen yang mutlak siap agar online audience dapat merasakan tematik yang ditentukan dan tetap bernuansa experiential agar terjadi proses interaktif dan partisipatif baik dari onsite audience maupun online audience.
Ringkasnya, ada COVID-19 ataupun tidak, kebutuhan organisasi dalam penyiapan dan peningkatan sumber daya manusia tetaplah seperti biasa. Hanya saja dalam masa adaptasi kebiasaan baru ini, organisasi dituntut lebih kreatif dan memiliki alternatif-alternatif media baru dalam memenuhi kebutuhan tersebut. Konsep event seperti ini bisa jadi salah satu solusinya.
.